Erinnern Sie sich an den ersten Tag in Ihrem Unternehmen? Hatten Sie bereits alle notwendigen Arbeitsmaterialien? Standen Ihr Laptop und Ihr Mobiltelefon an Ihrem Arbeitsplatz bereit? Wenn Sie die Fragen mit ja beantworten können, hat Ihr Unternehmen das Onboarding gut umgesetzt, und Sie fühlten sich damals sicher positiv aufgenommen.
Jetzt fragen Sie sich wahrscheinlich, was Ihr Onboarding mit SAP Cloud Platform Workflow zu tun hat? Das Ziel von SAP Intelligent Business Process Management ist es, die Effizienz solcher Prozesse zu steigern. Dazu gehört auch, sie in sinnvolle, leicht verständliche und automatisierte Workflows zu übersetzen. Der zunehmende Einsatz von Prozessautomatisierung soll Unternehmen in die Lage versetzen, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen und schneller auf herausfordernde Situationen zu reagieren. In diesem Zusammenhang wird SAP Cloud Platform Workflow zur Erstellung von Workflows eingesetzt.
Im Beispiel des Onboarding ist ein solcher Workflow die Auswahl und Bestellung von Endgeräten. Der Workflow deckt jedoch nicht den gesamten Prozess ab. Ein Besuch im Büro Ihres neuen Arbeitgebers und ein nettes Gespräch mit Ihrem neuen Chef gehörten zum Prozess, aber nicht zum Workflow. Der Workflow ist der Teil des Geschäftsprozesses, der mit IT-Unterstützung durchgeführt werden kann. Er beschreibt die operative und technische Sicht auf die zu unterstützenden Geschäftsprozesse. Diese Beschreibung sollte so präzise sein, dass die nächste Aktivität immer durch das Ergebnis der vorherigen Aktivität bestimmt wird. Die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Workflows sind daher in der Regel voneinander abhängig.
Schauen wir uns das Beispiel der Auswahl Ihres Laptops an: Der Workflow sollte beschreiben, dass, wenn der Manager einen Laptop ablehnt, ein anderer Laptop ausgewählt werden muss. Der Manager muss dann die Auswahl erneut bestätigen. Im Falle der Bestätigung wird die Bestellung an ein IT-System gesendet, woraufhin die weiteren Schritte, wie z.B. die Bestellung, durchgeführt werden. Auch ein Workflow hat einen definierten Start, einen strukturierten Ablauf und ein definiertes Ende. Beispielsweise könnte der Workflow für den Integrationsprozess eines neuen Mitarbeiters aus dem HR-System durch den Aufruf einer Schnittstelle gestartet werden. Dadurch wird der oben beschriebene Prozess angestoßen. Nach der Bestätigung des ausgewählten Notebooks und der Übertragung der Bestellung in ein entsprechendes System könnte der Workflow mit einer E-Mail an alle Beteiligten enden.
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Was ist SAP Cloud Platform Workflow?
Wie bereits erwähnt, widmet sich SAP Cloud Platform Workflow den Arbeitsabläufen zwischen verschiedenen Systemen oder Personen und ist Teil von SAP Intelligent Business Process Management. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Sie den Workflow-Service nutzen können.
Mit einem Workflow können Sie Arbeitsabläufe erstellen, ausführen und verwalten. Ziel dieser Arbeitsabläufe ist es, Prozesse zu strukturieren und teilweise zu automatisieren. Ein Beispiel dafür ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Workflows können von einfachen Genehmigungen bis hin zu End-to-End-Prozessen in mehreren Unternehmen und Anwendungen reichen. Du kannst SAP Cloud Platform Workflow auch nutzen, wenn die integrierten Softwarelösungen nicht von SAP stammen. Drittanbieteranwendungen können innerhalb von Workflows verwendet werden, indem ein spezieller Aufgabentyp verwendet wird, um REST-basierte Schnittstelle aufzurufen.
Kurz gesagt, SAP Cloud Platform Workflow bietet die Möglichkeit, Aktivitäten zwischen Personen, Anwendungen und Unternehmen schnell und einfach zu koordinieren. Es bietet viele grundlegende und wiederkehrende Funktionalitäten und Anforderungen für die Entwicklung und das Management von Workflows und dient damit der effizienten Gestaltung und Automatisierung von Prozessen.
Vorteile von SAP Cloud Platform Workflow
Warum sollten Sie SAP Cloud Platform Workflow verwenden? Werfen wir einen Blick auf die Vorteile des Workflow-Services.
SAP Cloud Platform Workflow bietet eigene Schnittstellen. Eine dieser Schnittstellen ermöglicht es Ihnen, eine Instanz des Workflows zu starten. Ein möglicher Auslöser für einen Workflow könnte ein Ereignis in einem HR-System sein, das beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen ausgelöst wird. Die SAP Cloud Platform Workflow-Schnittstelle wird durch einen HTTP-Aufruf aufgerufen und der Workflow wird gestartet. Alternativ ist es auch möglich, eine formularbasierte Benutzeroberfläche zum Starten von Workflows zu erstellen.
Innerhalb einer Workflow-Aufgabe können Sie REST-basierte Schnittstellen aufrufen. Dabei stehen Ihnen die Daten des Workflow-Kontextes zur Verfügung. Sie können auch Schnittstellen im HR-System aufrufen. Diese Möglichkeit erspart Ihnen Programmieraufwand. Sie können SAP Cloud Platform Integration verwenden, um SOAP- oder RFC-Schnittstellen aufzurufen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, z.B. zur Verarbeitung von Daten JavaScript-Code auszuführen.
Für Benutzeroberflächen, z.B. zur Bestätigung oder Ablehnung von Anfragen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie dies über eine eigene SAP UI5-basierte Benutzungsoberfläche realisieren. Zum anderen können Sie mit Hilfe des Workflow Service schnell eine formularbasierte Benutzeroberfläche erstellen. In der integrierten „My Inbox“ des Fiori Launchpad sehen Sie die Aufgaben mit der entsprechenden Benutzeroberfläche. Da dort auch andere Aufgaben gesammelt werden, ist es nicht notwendig, für jeden Prozess in eine andere Anwendung zu wechseln. Alternativ können Sie die Schnittstellen nutzen, um eine völlig eigenständige Benutzeroberfläche zu erstellen.
Für Administratoren stellt das Fiori Launchpad auch Anwendungen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, laufende Workflows zu verwalten und zu überwachen. Die Integration mit anderen Services aus dem SAP-Portfolio für intelligentes Geschäftsprozessmanagement kann Ihnen helfen, einen besseren Einblick in Ihre Prozesse zu erhalten. Ein Beispiel ist der Business Process Visibility Service.
Für Entwickler bietet der SAP Cloud Platform Workflow Service zusätzliche Vorteile. So können Sie beispielsweise die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen aus dem Kontext heraus definieren, Fälligkeiten berechnen und anzeigen und vieles mehr.
- Die Funktionalitäten erhöhen die Entwicklungsgeschwindigkeit und reduzieren die Entwicklungskosten,
- Webbasierte Tools unterstützen die schnelle Entwicklung und Modifikation von Workflow-Anwendungen,
- Steigerung der Produktivität innerhalb der Prozesse durch gezielte Aufgabenverteilung und Schaffung von Transparenz.
- Die Grundlagenarbeit des Services und die Anbindung an andere Services helfen, Einblicke in Ihre Prozesse zu gewinnen. Auf diese Weise kannst du deine Geschäftsprozesse durch Cloud-Anwendungen und -Workflows erweitern und an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen.
Alternative zu SCP Workflow
Neben dem Service in der SAP Cloud Platform umfasst das SAP-Portfolio weitere Speziallösungen für Workflows. Im Hinblick auf die Vorteile des Dienstes in der Cloud-Plattform sollten Sie einen Vergleich mit anderen Lösungen anstellen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das richtige Werkzeug für ihre speziellen Anforderung auszuwählen.
Neben dem SAP Cloud Platform Workflow gibt es eine weitere Lösung, die sich vor allem mit Workflows beschäftigt: SAP NetWeaver Business Process Management, ein Modul von SAP Process Orchestration. Ein erster großer Unterschied zeigt sich in den unterstützten Szenarien. SAP Business Process Management kann auch in systemzentrischen Prozessen eingesetzt werden, d.h. Prozessen, die sich auf die Kommunikation zwischen Systemen ohne menschliche Interaktion konzentrieren. Der Workflow-Service auf der Cloud-Plattform hingegen arbeitet asynchron. Da systemzentrische Prozesse oft schnelle Reaktionszeiten erfordern, wird der zusätzliche Einsatz der SAP Cloud Platform Integration für solche systemzentrierten Prozesse in der Cloud empfohlen.
Andere Unterschiede sind eher technischer Natur. So unterscheiden sich beispielsweise die unterstützten Programmiersprachen und die zugrunde liegenden Datenmodelle. Diese eher technischen Unterschiede werden im Folgenden vernachlässigt, können aber in bestimmten Situationen eine Rolle spielen, z.B. aufgrund der technischen Kompetenz der Mitarbeiter oder besonderer Einschränkungen in einem Projekt.
Neben der SAP Cloud Platform Workflow und dem SAP Business Process Management bieten einige SAP-Lösungen auch eigene Workflow-Werkzeuge an, die in die Lösung integriert sind. Dazu gehört beispielsweise SAP Cloud for Customer, ein Bestandteil der SAP Service Cloud. Diese Werkzeuge bieten in der Regel nicht den gleichen Funktionsumfang zur Modellierung und Orchestrierung von Workflows, sind aber sehr gut in die individuelle Lösung integriert.
Empfehlung
Bei der Entscheidungsfindung sollten Sie vor allem zwei Variablen berücksichtigen: die betroffene Umgebung oder das betroffene System und das zu erreichende Ziel oder den Anwendungsfall.
Bei der Betrachtung der Umgebungen ist der entscheidende Unterschied, ob es sich um eine Cloud oder eine lokale Anwendung handelt. In den Anwendungsfällen ist zwischen lokalen Anwendungsfällen un systemübergreifenden Workflows, zu unterscheiden.
Cloud-Anwendungen
– SAP Cloud Platform Workflow in der SAP Cloud Platform ist die erste Wahl, bei der Automatisierung von SAP-Geschäftsprozessen. Er ist universell einsetzbar, eignet sich aber besonders für SAP-Umgebungen.
– SCP Workflow ist auch die bevorzugte Lösung, wenn die zentrale Strategie eines Unternehmens ein einziges Workflow-Management-Tool erfordert, insbesondere wenn man die breiteren Funktionen des intelligenten Geschäftsprozessmanagement-Portfolios, wie Prozessvisualisierung und Regelmanagement, berücksichtigt.
Wenn die zentrale Strategie mehrere Workflow-Management-Lösungen zulässt, gibt es einige Fälle, in denen andere Lösungen für spezifische individuelle Anforderungen besser geeignet sind.
– Wenn gesetzliche Anforderungen die Nutzung von Cloud Services zur Prozessautomatisierung verbieten, dann nutzen Sie SAP Business Process Management, um systemübergreifende Prozesse zu orchestrieren, auch in Umgebungen, in denen Drittsysteme in den Prozess einbezogen werden müssen.
– Bei der Erweiterung eines lokalen Prozesses ohne Kommunikation mit Drittsystemen sollten Sie die in verschiedene Lösungen integrierten Workflow-Werkzeuge verwenden.
– Für Cloud-Produkte wie SAP S/4HANA Cloud oder Komponenten der SAP Service Cloud können Sie auch die in die Lösungen integrierten Workflow-Werkzeuge zur Automatisierung einfacher Standardprozesse nutzen. Diese Workflow-Werkzeuge sind in der Regel eng mit der Anwendung verknüpft und bieten Business Design und Prozesskontrolle, ohne dass Sie sich beispielsweise mit BPMN vertraut machen müssen.
On-Premise-Anwendungen
Die Antwort für die on-premise Umgebung von SAP S/4HANA ist ähnlich wie die oben beschriebene. Hier haben Sie die Wahl, ob Sie klassische SAP Business Workflows oder neue flexible Workflow-Szenarien entwickeln. Es wird empfohlen, die flexible Workflow-Erweiterung zu verwenden. Dies ist die Lösung der Wahl für in SAP S/4HANA integrierte Anwendungen, wie z.B. Beschaffung oder Vertrieb, und bietet deinen Prozessexperten mehr Möglichkeiten. Greif nur dann auf klassische Workflows zurück, wenn die flexiblen Workflow-Optionen nicht ausreichen.
In beiden Szenarien sollten Sie von Anfang an darauf achten, Anzeichen von nicht standardisierten Prozessen oder die Notwendigkeit der Integration oder Orchestrierung mit anderen Systemen und Anwendungen zu erkennen. Dies sind Anzeichen dafür, dass der SAP Cloud Platform Workflow die bessere Wahl ist.
Mit diesen Informationen sollten Sie in der Lage sein, eine ziemlich sichere Entscheidung darüber zu treffen, welche Lösung eingesetzt werden soll.
Unterschiede zwischen SCP Workflow in Neo- und Cloud-Foundry
Neben den allgemeinen Unterschieden zwischen den beiden Laufzeitumgebungen unterscheidet sich die jeweilige Implementierung des SAP Cloud Platform Workflow Service zwischen den Laufzeitumgebungen Neo und Cloud Foundry.
SAP empfiehlt, SAP Cloud Platform Workflow in der Cloud-Foundry-Laufzeitumgebung zu nutzen.
Big Picture
SAP Cloud Platform Workflow reiht sich in eine Reihe anderer Services ein, die in Kombination zu einem mächtigeren Werkzeug werden.
Dazu gehören z.B. das SAP Fiori Launchpad und das Portal. Hier befindet sich die „My Inbox“, in der die Endbenutzer unter anderem ihre fälligen Aufgaben sehen können. Darüber hinaus findest du die Anwendung Monitor Workflows auf dem Fiori Launchpad.
Die obere rechte Ecke zeigt die Web-IDE. Sie enthält z.B. den Workflow-Editor, Möglichkeiten zur Gestaltung von Benutzeroberflächen und die Konfiguration der Seiten des SAP Fiori Launchpad.
Mit dem Workflow-Editor der SAP Web IDE kannst du die im SAP API Business Hub bereitgestellten Dienste direkt nutzen. Wenn die APIs im API Business Hub nicht verfügbar sind, kannst du auch andere REST- oder OData-Schnittstellen aufrufen. Wenn du z.B. SOAP oder IDOC aufrufe machen möchtest, kannst du SAP Cloud Platform Integration nutzen.
Mit dem SAP Cloud Platform Workflow in der Cloud Foundry-Laufzeitumgebung kannst du auch die beiden anderen Services des SAP Intelligent Business Process Management Portfolios nutzen: Business Process Visibility und Business Rules. Mit Business Process Visibility kannst du beispielsweise Prozessabläufe verfolgen und so Fehlersituationen identifizieren.
Neben den oben genannten Diensten können auch andere REST-basierte Dienste direkt aufgerufen werden, unabhängig davon, ob es sich um SAP- oder Nicht-SAP-Services handelt.
Weiterführende Informationen
Erste Anlaufstelle für weiterführende Informationen ist die SAP-Hilfeseite. Dort finden Sie alle Informationen, die Sie für die Lösung benötigen – das Administrationshandbuch und den Anwenderleitfäden.
Die Hilfeseite verlinkt die offizielle Learning Journey zu SAP Cloud Platform Workflow. Diese zeigt einen möglichen Weg etwas über den Service zu lernen, wenn auch mit einem Fokus auf die Neo Laufzeitumgebung. Neben der Learning Journey bietet sich eine Mission auf der Entwicklerseite von SAP an. Diese Mission beschreibt den Aufbau und die Bereitstellung einer Erweiterung des Onboarding-Szenarios für Mitarbeiter von SAP SuccessFactors unter Verwendung von Workflow, Business Rules und Process Visibility.
Abschließend ist es sinnvoll, auch in der Community nach Wissen zu suchen. Dabei kann auch die offizielle SAP-Community helfen. Ein erster Schritt ist die Suche in den SAP-Blogs mit dem Tag SAP Cloud Platform Workflow.
Neben den offiziellen SAP-Seiten veröffentlichen Beratungsunternehmen auch weitere Artikel, die auf ihren Erfahrungen basieren.
Mit diesen Quellen in der Hand sollten Sie in der Lage sein, die Antworten auf die meisten Ihrer Fragen zu finden. Wenn etwas unklar ist, können Sie auch unser Kontaktformular benutzen und uns eine Frage stellen.
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Zusammenfassung
Was ist SAP Cloud Platform Workflow?
SAP Cloud Platform Workflow beschäftigt sich mit den Arbeitsabläufen zwischen verschiedenen Systemen oder Personen und ist Teil des SAP Intelligent Business Process Management Portfolios.
Mit einem Workflow können Sie Arbeitsabläufe erstellen, ausführen und verwalten. Ziel dieser Arbeitsabläufe ist es, Prozesse zu strukturieren und teilweise zu automatisieren.
Was sind Vorteile von SAP Cloud Platform Workflow?
Zusammengefasst sind die Vorteile für den Einsatz von SAP Cloud Platform Workflow wie folgt:
Die Funktionalitäten erhöhen die Entwicklungsgeschwindigkeit und reduzieren die Entwicklungskosten, webbasierte Tools unterstützen die schnelle Entwicklung und Modifikation von Workflow-Anwendungen, Steigerung der Produktivität innerhalb der Prozesse durch gezielte Aufgabenverteilung und Schaffung von Transparenz.
Was unterscheidet SAP Cloud Platform Workflow in der Neo- und Cloud-Foundry Umgebung?
Neben den allgemeinen Unterschieden zwischen den beiden Laufzeitumgebungen unterscheidet sich die jeweilige Implementierung des SAP Cloud Platform Workflow Service zwischen den Laufzeitumgebungen Neo und Cloud Foundry. Einige Funktionalitäten stehen nur in Cloud Foundry zur Verfügung
Was ist eine Alternative zu SAP Cloud Platform Workflow?
Neben dem SAP Cloud Platform Workflow gibt es eine weitere Lösung, die sich vor allem mit Workflows beschäftigt: SAP NetWeaver Business Process Management, ein Modul von SAP Process Orchestration. Je nach Situation kann die eine oder andere Alternative sinnvoller sein.
